Inkooptips warmte-expertise

Om tot een goede Transitievisie Warmte (TVW) te komen, is veel specialistisch werk nodig. Niet alle gemeenten hebben die specialistische kennis en expertise in huis. Mogelijk wil ook jouw gemeente daarom expertise extern inkopen. Maar hoe doe je dit? Het ECW heeft een aantal aandachtspunten voor je op een rijtje gezet.

1. Bepaal je ondersteuningsbehoefte in het werkproces
Om te beginnen is het belangrijk om te bedenken voor welke onderdelen in het traject je een externe partij nodig hebt en welke onderdelen je zelf kunt doen. Als je dat helder hebt, kun je een uitvraag gaan schrijven om externe expertise in te kopen.

Wil jij externe expertise inhuren voor het maken van warmtetransitie-berekeningen en data-analyses die nodig zijn voor de Transitievisie Warmte en/of uitvoeringsplannen? Het ECW biedt vanaf 1 juni 2020 een regeling Extern Advies Warmtetransitie (EAW) die gemeenten een financiële tegemoetkoming biedt als zij externe expertise willen inhuren. Bij de regeling gaat het dan specifiek om ondersteuning op de volgende drie vlakken:  

  • Interpreteren van de Startanalyse van de Leidraad;
  • Verrijken van Startanalyse met lokale data en opstellen van de Transitievisie Warmte;
  • Vertalen van de Transitievisie Warmte naar wijkuitvoeringsplannen

2. Schrijf een heldere uitvraag
Zorg dat je hierin minimaal de volgende zaken verwerkt:

  • Beschrijf de op te leveren resultaten
  • Ga nader in op de eisen waaraan het werkproces en deze resultaten moeten voldoen
  • Beschrijf welke taken/rol je verwacht van het bureau/de adviseur
  • Beschrijf ook welke taken en verantwoordelijkheden de gemeente zelf oppakt in het traject. Die hoeft de adviseur dus niet te doen. Om een beter idee te krijgen van de stappen die je als gemeente doorloopt in het traject, check het Stappenplan Transitievisie Warmte op de website van het Programma Aardgasvrije Wijken.
  • Beschrijf in je uitvraag vooral ook je eigen wensen: maak zo concreet mogelijk waar je in jouw gemeente behoefte aan hebt.

3. Kijk hoe andere gemeenten de benodigde externe expertise uitvragen
Andere gemeenten die in dezelfde fase hebben gezeten, hebben vaak ook externe expertise uitgevraagd om tot een TVW te komen. Mocht je een andere gemeente kennen die in hetzelfde schuitje heeft gezeten, neem dan gerust contact op en vraag hun uitvraag op. Ook de helpdesk van het ECW zou je verder kunnen helpen. Bijvoorbeeld door je in contact te brengen met gemeenten die al een uitvraag hebben gedaan. Ook beschikt de helpdesk over een voorbeeld-opdrachtomschrijving, die je kunt gebruiken als inspiratie voor je eigen uitvraag. Deze voorbeeldopdrachtomschrijving is opvraagbaar bij de helpdesk.

4. Overweeg of je de uitvraag gezamenlijk wilt doen met buurgemeenten.
De ervaring leert dat het doen van een gezamenlijke uitvraag goedkoper kan uitpakken dan wanneer iedere gemeente het apart uitvraagt. De keerzijde is wel dat het proces om tot een afgestemde uitvraag te komen en het beschikbaar stellen van middelen ook tot vertraging kan leiden.

5. Beschrijf zo concreet mogelijk wat je van het bureau verwacht op het gebied van interne en externe participatie.
Wil je dat de opdrachtnemer de voortgang met het College en/of de Raad bespreekt? Zo ja, hoe vaak? Wanneer plan je bewonersavonden en verwacht je daarbij ook iets van de opdrachtnemer? Dat zijn belangrijke onderdelen om in je uitvraag op te nemen. Ook bij dit onderdeel is het vooral belangrijk om concreet te maken wat de wensen van de gemeente zijn. De praktijk wijst uit dat in de fase van een TVW een ruime participatie met de nodige bewonersavonden kan werken. Maar omdat er in de TVW nog geen onomkeerbare beslissingen worden genomen, is het ook verdedigbaar om het wat minder te doen. Dit hangt vooral af van de cultuur van de gemeente.

6. Betrek een inkoopadviseur van de gemeente
Deze persoon kan je helpen bij de procedure en weet meer over de regels rond aanbesteden. Afhankelijk van de reikwijdte van de opdracht zal de opdracht in de tienduizenden euro’s lopen.

7. Blijf data-eigenaar en betrek een GIS- of data-expert
In het proces om te komen tot een TVW wordt veel gebruikgemaakt van data. Zorg dat je eigenaar blijft van de inputdata, de eindproducten en eventuele tussenproducten. Op die manier kan de gemeente deze later weer gebruiken bij een update van de TVW. En je kunt de data verder integreren in de gemeentelijke systemen. Houd er hierbij ook rekening mee dat sommige lokale data die stakeholders (zoals woningcorporaties of netbeheerders) aanleveren niet openbaar mogen worden en dus in vertrouwen worden gedeeld.

Verstandig is daarom ook om de GIS- of data-expert van de gemeente te betrekken in dit traject. Deze persoon kan je ook vertellen welke data de gemeente al heeft. En aan welke eisen de data moeten voldoen om deze later bruikbaar te laten zijn voor de gemeente. Het is verstandig om hiervoor al waarborgen op te nemen in de uitvraag.

8. Vraag naar CV’s van consultants en naar referentieprojecten.

9. Selecteer een deskundige adviseur
Het is raadzaam om meerdere adviseurs of bureaus aan te schrijven en die kritisch met elkaar te vergelijken. Vraag hiervoor ook bij andere gemeenten naar hun ervaringen met verschillende adviseurs en bureaus. Waar zit hun kracht? En waar zijn ze minder ervaren in? Zo kun je de adviseurs en bureaus aanschrijven die het beste passen bij de taken waarvoor je externe expertise nodig hebt.

Bij het aanschrijven van adviseurs of bureaus kun je ook gebruikmaken van een lijst met experts die het ECW heeft samengesteld. Op deze lijst kun je adviseurs en bureaus vinden die aangeven ervaring te hebben met een of alle onderstaande taken:

  • Interpreteren van de Startanalyse van de Leidraad;
  • Verrijken van Startanalyse met lokale data en opstellen van de Transitievisie Warmte;
  • Vertalen van de Transitievisie Warmte naar Wijkuitvoeringsplannen

Adviesbureaus en consultants in de warmtetransitie kunnen zich nog aanmelden voor deze lijst. Op alle adviseurs en bureaus die zich aanmelden voor deze lijst voert het ECW een globale check uit. De lijst is slechts een hulpmiddel en biedt geen kwaliteitskeurmerk. Het is dus helemaal aan de gemeente om te kiezen.

10. Beschrijf de planning
Beschrijf in welke tijdsperiode de opdracht zal gaan lopen en wanneer het eindproduct moet worden opgeleverd.

11. Optioneel: laat een actie-agenda opnemen in het uiteindelijke rapport
Vraag het bureau om aan het einde van het uiteindelijke rapport een hoofdstuk te wijden aan de te zetten stappen in het vervolg. Dit hoofdstuk moet een heldere actie-agenda of stappenplan bieden met handelingsperspectief voor de gemeente, maar eventueel ook voor andere stakeholders als bijvoorbeeld corporaties, netbeheerder en actieve bewonersgroepen. Dit moet ervoor zorgen dat na vaststelling van de TVW stilstand wordt voorkomen. Dit hoofdstuk geeft vast een richting aan met acties om direct door te pakken naar wijkuitvoeringsplannen. 
Let op: strikt genomen behoort dit advies niet tot de scope van de TVW, dus het is aan de gemeente om te besluiten of je deze opdracht wilt opnemen in je uitvraag. 

We hopen gemeenten hiermee op weg te helpen, maar we zijn vast niet uitputtend met onze tips. Heb jij nog aanvullingen? Laat het ons weten via ons contactformulier.

Cookie settings